6 Dicas Indispensáveis para Escrever E-mails em Inglês

E-mails são uma das formas mais importantes de comunicação no mundo dos negócios, mas pesquisas mostram que eles podem causar mal-entendidos mesmo entre pessoas da mesma língua e cultura. Imagine então em uma língua estrangeira, entre pessoas de culturas totalmente diferentes?

Uma situação muito comum: após escrever um e-mail em português, um brasileiro o coloca no Google tradutor para traduzir para o inglês. E se o indiano para quem ele mandou o e-mail fizer o mesmo? Possivelmente haverá uma quebra total de comunicação.

Então, como fazer com que seus e-mails sejam claros, objetivos e consigam ser entendidos por pessoas de outras culturas?

E como garantir que seus e-mails serão lidos? Até por que enviar um e-mail não garante que ele seja lido rapidamente como você desejaria.

Assim, para se comunicar de forma efetiva por e-mail em inglês, você tem que escrever de forma clara. E isso é mais fácil do que você pensa! As dicas a seguir são válidas para nativos,  mas vão facilitar muito a sua vida!

Regra #1: seja claro e simples

Não complique! Use:

• Sentenças curtas;
• Linguagem simples;
• Gramática correta;

Regra #2: seja breve

Quanto custa mandar dois e-mails ao invés de um? Então porque misturar vários tópicos em um e-mail? Então, escreva mensagens breves, focando em um único tópico.

Explique a sua razão para escrever no primeiro parágrafo. Seja específico sobre o que você quer. Kara Blackburn, professora do MIT Sloan School of Management, complementa: “Inicie se perguntando ‘o que eu quero que a pessoa faça como resultado deste e-mail?’”. Isso vai te ajudar a ter foco.

Regra #3: Faça o campo “assunto” interessante

Oitenta. Esse é o número de e-mails que recebemos em média todos os dias. Imagine seu e-mail no meio dos 79 outros. Não precisa nem imaginar: dê uma olhada na sua caixa de e-mail.

O que te faz abrir um e-mail? Talvez o nome do remetente. Mas, se você é como a maioria das pessoas, abre apenas os e-mails que tem um assunto que te interesse. Assim, essa linha tem que atrair a atenção e fazer com que a pessoa abra seu e-mail.

Use os 4 Us, técnica ensinada pelos treinadores da American Writers & Artists:

1. Único
2. Urgente
3. Útil
4. Ultra específico (ou muito específico)

Principalmente, seu assunto deve ser útil e ultra específico.

Os outros dois, “urgente” e “único”, apenas quando fizer sentido no contexto. Cuidado para não tentar fazer todos os e-mails parecerem “urgentes”!

Regra #4: Seja educado

Você usaria pontos de exclamação e caixa alta em uma carta formal? Provavelmente não. Então cuidado com excessos. Se você já recebeu outros e-mails da pessoa, observe a linguagem utilizada: é neutra, formal, informal? Tente manter o mesmo nível de formalidade, mas na dúvida, ou se é a primeira vez que se comunica com a pessoal, ser formal é muito mais seguro.

Vale esclarecer que formal em inglês não é rebuscado, com frases longas e quase incompreensíveis. Em nossos próximos artigos vamos trazer modelos nos quais você poderá se basear.

Regra #5: Estabeleça um “tom” correto

Como dissemos antes, um bom e-mail é claro e breve, mas não abrupto. Através da pontuação, linguagem educada e frases claras, você vai chegar a um ótimo resultado.

Você deve também estar atento a formatos padrão da língua para cada parte do email. Por exemplo, na saudação você deve saber quando utilizar frases como “Gentlemen,” “Dear Sir,” “Dear Madam” or “To Whom it May Concern”.

Apesar de tradutores automáticos estarem cada vez melhores, seu trabalho será dobrado e ao resultado muito ruim. A questão é que a forma como escrevemos em português é bem diferente do inglês. Frases padrão como “atenciosamente”, “aguardo seu contato”, “me coloco à disposição” ou “Estou escrevendo no sentido de …”, quando traduzidas literalmente, podem se tornar totalmente incompreensíveis, senão engraçadas.

Siga a regra #1, principalmente escrever mensagens simples e sentenças curtas.

Nos próximos artigos vamos trazer guias frases específicas que você pode usar em e-mails, assim como modelos para as situações mais comuns.

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